最終回 オフの日時をあらかじめ先方に伝える工夫を

不在通知の設定方法

では、Gmailでの不在通知の設定方法を説明します。

1.Gmail画面右上の設定アイコン(歯車マーク)>[すべての設定を表示]をクリックします。

2.[不在通知:]まで下にスクロールして、[不在通知 ON]を選択の上、[開始日:]や[件名:]、[メッセージ:]に入力してください。

3.仕事以外のメールもGmailで受信している方は、特定の相手(取引先)のみに自動で返信メールが届くよう、[連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する]を選択した方が無難です。すべて入力したら[変更を保存]をクリックすれば不在通知が設定されます。

4.Gmail画面の上部に以下のような表示が出れば、不在通知が設定されています。[不在通知:]で設定した件名が表示されています。解除したい場合は、[今すぐ終了]をクリックするだけで解除できます。

5.[連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する]を選択した場合は、連絡先に取引先のメールアドレスが登録されているか、確認しておきましょう。
連絡先は、Gmail画面右上の、四角が9個並んだマークをクリックすると出てきます。

6.[連絡先]という画面に、[連絡先][よく使う連絡先][その他の連絡先]と、連絡先という言葉がつくものが3つもあってややこしいのですが、不在通知にある[連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する]の指す連絡先、とは一番上の「連絡先」(人型アイコン)に登録されているものです。

[連絡先]をクリックしてみて、取引先のメールアドレスが入っていないようなら、[よく使う連絡先]をクリックしてみましょう。ここには、[連絡先]に登録しているいないにかかわらず、普段よくやり取りしているメールアドレスが表示されます。
この[よく使う連絡先]で[連絡先]に登録したいメールアドレスを選択し、上の+マークがついた人型アイコンをクリックすると、メールアドレスを一括で[連絡先]に登録できます。

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全10回、お付き合いいただきありがとうございました!
第1回でお伝えしましたが、元々、私はメールやSNSへの返信が大変苦手です。
「苦手」の中身を自分なりに分析したところ、最もつらさを感じるのは返信する前、「ああ返信しないと」と思っている時間でした。
学生時代、「テスト勉強をやらないと」と思っているときが最も気が重くて、実際やり出したら意外と面白くてスイスイ進んだ、という事はありませんでしたか?
あれと同じです。
ならば、苦手だと思う前に、ささっと返信できるようにすればいい、と考え、本コラムでお伝えしたような仕組みづくりをしたのでした。
本来は、自分の苦手意識を克服するために作った仕組みでした。でも、特に打診メールに対して常に早く返信するようになると「朱宮さんならいつも早く返信してもらえるので」と言っていただけるようになりました。
私と同じようにメールに苦手意識を感じている方がいたら、ぜひ、楽に返信できる仕組みづくりをしていただければ、と思います。そうすれば自分自身も快適ですし、取引先にも喜ばれると思います。
ではまたどこかでお会いしましょう!

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