第2回　大切なメールは受信と同時にPCで読み上げ、逃さない

A. Gmailの「フィルタ」と「ラベル」を使って通知させたいメールを仕分け

１.　ではまず、Aの設定です。Gmailの「フィルタ」と「ラベル」を使い、特定の条件と一致するメール(=通知を行いたい重要メール)が、受信と同時に自動で特定のラベルがつくような設定を行っていきましょう。

２.　[新しいラベルを作成] をクリックしてラベル名を入力し(ここでは例として「Most Important」とします)、[作成]をクリックします。これで、新しいラベルがGmail画面の左側に表示されるようになりました。

３.　次は、この「Most Important」ラベルが、重要メールに自動でつけられるようにするため、「フィルタ」の設定を行います。Gmail画面で、[設定](右上の歯車アイコン)>[設定]をクリックします。

４.　[フィルタとブロック中のアドレス]タブを開き、画面を下にスクロールし、[新しいフィルタを作成]をクリックします。

５.　[新しいフィルタを作成]画面で、「Most Important」ラベルをつけたいメールの条件を指定していきます。例えば[From]に登録翻訳会社の担当者の方のアドレスを入れ、[件名]や[含む]に「依頼」あるいは「打診」などのキーワードを入れるのも良いかも知れません。[From]には、メールアドレスのほか、ドメイン(@マーク以下)を入れることも可能です。一つの翻訳会社の中に、やり取りする方が複数いるような場合は、ドメインを入れるほうが、一度に設定できるため楽だと思います。
なお、ここで指定したものは「And条件」となるため、[件名]や[含む]に何かキーワードを入れた場合、[From]に入力したアドレスからメールが来た場合も、このキーワードが入っていない場合は、ラベルが付与されなくなります(=通知できなくなる)ので、ご注意ください。

ちなみに私は、[件名]や[含む]には何も入れず、[From]のみで指定を行っています。あるいは、仕事用とプライベート用で使用するメールアドレスを分けている方は、[To]にご自身の仕事用メールアドレスを入れる、という形にしても良いかもしれません。

６.　条件を指定したら、[フィルタを作成]をクリックします。

７.　[ラベルを付ける]にチェックマークを入れ、[ラベルを選択…]で[Most Important]など先ほど作成したラベル名を選択します。過去に受信した同一条件のメールにもこのフィルタを適用したい場合は、[X件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。]にもチェックマークを入れてください。その後、[フィルタを作成]をクリックします。

８.　これで、指定した条件に合うメールを受信したときに、そのメールにラベルがつけられるようになりました。ほかにもフィルタを設定したい条件がある場合は、1~7を繰り返してください。

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