第10回（最終回）オフの日時をあらかじめ先方に伝える工夫を

即レスは大切、でももっと大切なのは自分の心身を守ること

前回まで、一貫して重要メールにすばやく返信するコツを伝えてきました。でも、これは「いつでも、深夜でも、家族と時間を過ごしているときでも、すばやく返信しないといけない」という意味ではありません。少なくとも、私はそう思っていません。

誰にでも返信ができないタイミングは当然ありますし、プライベートの時間も大切です。いつでもはやく返さないと、なんて思っていると常に緊張状態に置かれてしまいますから、心身の健康のためにも良くありません。フリーランスはそれでなくても、オンとオフの境目が曖昧になりがちですから、意識的にオフの時間を作ることも大切だと思います。

かと言って突然連絡がつかなくなるのは、取引先にとっても困りますから、「返信できない時間帯や日時」あるいは「直近の予定」について、あらかじめ先方に伝える工夫をしてみるのは、いかがでしょうか。そうすれば、返信できない時間帯に、取引先から急ぎのメールが来ることがぐっと減ると思います。

こうすることで、相手の時間を大切にする(無駄足を防ぐ)ことができますし、自分自身の心身の健康を守ることにもつながるのではないかと思っています。

事前に予定を伝える工夫とは

事前に予定が伝わるよう、私自身は以下の２つの工夫を行っています。

それぞれをどんなふうに行っているかを、具体的に説明します。

①納品メールで向こう２週間程度の予定を伝える
納品時に、取引先にメールで連絡することも多いと思います。
そのメールの最後に、私はよく、向こう２週間程度の予定を合わせて記しています。納品したばかりの取引先というのは、次にすぐまた打診をいただける可能性も高い取引先であるからです。納品時にいつも予定を伝えるようにしておけば、すでに予定が詰まっている場合は、そこに打診の連絡が入ることは少なくなるでしょうし、逆に空いている場合はより打診をいただける可能性も高まるように思います。

たとえば、

のような形で、さらっとメール本文の末尾に入れるようにしています。

②完全にオフラインとなる場合は、事前連絡＋不在通知(自動返信)設定
私は持病があり半年に一度検査をする必要があるのですが、その検査時間が４時間で、その間にスマホなど電子機器を持ち込むことはできません。たかが４時間ですが、この間にもしも重要メールが来た場合、返信が大変遅くなってしまいます。

そのため、こうした検査があるときには、特にその時間に連絡が来る可能性の高そうな取引先には前もって、オフラインとなる旨をメールで伝えています。
さらにはダメ押しで不在通知(自動返信)の設定をして、そのタイミングで取引先から連絡が来たときには自動でメールが届くようにしています。

不在通知の設定方法はさほど難しくありませんが、せっかくの機会なので、さっと確認してみましょう。私はすべてのメールをGmailに転送しているので、Gmailでの不在通知の設定方法を記載します。
なお、Gmailでは、転送元のメールアドレス(@gmail.comではないメールアドレス)に届いたメールに対しても、不在通知は有効のようです(朱宮確認済み)ので、仕事のメールをGmailに転送している方も使えます。

不在通知の設定方法

では、Gmailでの不在通知の設定方法を説明します。

1.Gmail画面右上の設定アイコン(歯車マーク)＞[すべての設定を表示]をクリックします。

2.[不在通知:]まで下にスクロールして、[不在通知 ON]を選択の上、[開始日:]や[件名:]、[メッセージ:]に入力してください。

3.仕事以外のメールもGmailで受信している方は、特定の相手(取引先)のみに自動で返信メールが届くよう、[連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する]を選択した方が無難です。すべて入力したら[変更を保存]をクリックすれば不在通知が設定されます。

4.Gmail画面の上部に以下のような表示が出れば、不在通知が設定されています。[不在通知:]で設定した件名が表示されています。解除したい場合は、[今すぐ終了]をクリックするだけで解除できます。

5.[連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する]を選択した場合は、連絡先に取引先のメールアドレスが登録されているか、確認しておきましょう。
連絡先は、Gmail画面右上の、四角が９個並んだマークをクリックすると出てきます。

6.[連絡先]という画面に、[連絡先][よく使う連絡先][その他の連絡先]と、連絡先という言葉がつくものが３つもあってややこしいのですが、不在通知にある[連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する]の指す連絡先、とは一番上の「連絡先」(人型アイコン)に登録されているものです。
[連絡先]をクリックしてみて、取引先のメールアドレスが入っていないようなら、[よく使う連絡先]をクリックしてみましょう。ここには、[連絡先]に登録しているいないにかかわらず、普段よくやり取りしているメールアドレスが表示されます。

この[よく使う連絡先]で[連絡先]に登録したいメールアドレスを選択し、上の＋マークがついた人型アイコンをクリックすると、メールアドレスを一括で[連絡先]に登録できます。

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全10回、お付き合いいただきありがとうございました！
第1回でお伝えしましたが、元々、私はメールやSNSへの返信が大変苦手です。「苦手」の中身を自分なりに分析したところ、最もつらさを感じるのは返信する前、「ああ返信しないと」と思っている時間でした。
学生時代、「テスト勉強をやらないと」と思っているときが最も気が重くて、実際やり出したら意外と面白くてスイスイ進んだ、という事はありませんでしたか？あれと同じです。

ならば、苦手だと思う前に、ささっと返信できるようにすればいい、と考え、本コラムでお伝えしたような仕組みづくりをしたのでした。本来は、自分の苦手意識を克服するために作った仕組みでした。でも、特に打診メールに対して常に早く返信するようになると「朱宮さんならいつも早く返信してもらえるので」と言っていただけるようになりました。

私と同じようにメールに苦手意識を感じている方がいたら、ぜひ、楽に返信できる仕組みづくりをしていただければ、と思います。そうすれば自分自身も快適ですし、取引先にも喜ばれると思います。

ではまたどこかでお会いしましょう！