第2回　大切なメールは受信と同時にPCで読み上げ、逃さない

「即レス」できない原因とは

取引先が多かったり多くの人とつながったりしていると、いろいろなメールが来ると思いますが、自分が早く返信したいと思っている、重要なメール「のみ」早く返信するには、どうすれば良いのでしょうか。
重要メールにすぐに返信できていない場合、その原因は大きく分けて2つあるかと思います。それは、①送られてきたメールにすぐに気がつけていない、ということと、②返信メールをすばやく書けない、ということです。この2つの原因を取り除くことができれば、メールを早く返せるようになるのではないでしょうか。
本連載の第1回では、現状把握のためにメールの返信速度を分析するツールをご紹介しましたが、残り9回では、上記、①②の原因を解消するためのツールやテクニックをお伝えしていきます。

特定の新着メールのみ、送信者、件名、内容を声で読み上げる
「Checker Plus for Gmail」

今回は、PCの前に座っているとき、すなわち仕事中に「①送られてきたメールにすぐ気がつけていない」ことを解消するための強力なツールと設定をご紹介します。
なお本コラムでは、メーラーにGmailを使用します。Gmailをメーラーとして使っていない方は、すべてのメールをGmailに転送するか、あるいは通知させたいメールのみをGmailに転送する設定にすれば、今回ご紹介する機能を使えるかと思います。転送の設定を行い、かつ普段使っているメーラーにもメールが残るように設定すれば、普段のメーラーはそのまま使えます。

さて、百聞は一見にしかず。今からお伝えする設定を行うと何ができるようになるかを、こちらの動画でご確認ください。メール受信時に、ポップアップが表示されるだけでなく、音声で送信者、件名、本文が読み上げられています。
この、音声、というのがポイントです。PC画面から少し目を離しているときや席を離れているときにメールが来ても、読み上げてくれるので、気が付きやすくなります。一般的なメーラーにも、通知音を鳴らしたりポップアップ表示を行ったりする機能は備えられているかと思いますが、音声で読み上げる機能はまだあまりないのではないでしょうか。
さらに、もう一つ。自分があらかじめ選択した条件を満たすメールが届いたときだけ、音声で読み上げられるようにしてみましょう。皆さんが日々受信するメールには、緊急度や重要度の高いものと、そうでないものがあるかと思います。すべてのメールが届くたびに通知が来るようでは、集中が途切れてしまい翻訳業務に差し障りますし、結果的に重要なメールが埋もれてしまいますので、選択的に通知させる、というのが良い方法だと思います。
この、選択したメールのみ、音声で通知、を実現できるのが、Chrome拡張機能と、Firefoxアドオンの「Checker Plus for Gmail」です。

普段、Chromeを使っている方はChrome用のものを、Firefoxを使っている方はFirefox用のものを使っていただければと思います。ほかのブラウザには残念ながら、2020年2月現在は対応していないようです。ただし、ほかのブラウザを普段使用している方でも、Chrome版をChromeブラウザに追加して、Bの5の※でお伝えする設定をすれば、Chromeブラウザを閉じたままでもこの通知を行うことは可能ですので、他ブラウザを使用している方は、Chrome版を使ってください。
こちらはブラウザの拡張機能(アドオン)であるため、ブラウザに追加すればすぐに使えるようにはなりますが、初期設定のままだと、すべての新着メールに対して通知が行われてしまいます。特定メールのみ通知が来るようにする方法を、以下で順を追ってご説明します。

今から行う手順は、大きくわけて2つあります。下準備としてまずは、A. Gmailの「フィルタ」と「ラベル」を使って重要メールに自動でラベリングされるように設定し、その後、B. Checker Plus for Gmailでそのラベルのついたメールのみ、通知が行われるように設定します。

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