第2回 大切なメールは受信と同時に
PCで読み上げ、逃さない

「即レス」できない原因とは

取引先が多かったり多くの人とつながっているといろいろなメールが来ると思いますが、自分が早く返信したいと思っている、重要なメール「のみ」早く返信するには、どうすれば良いのでしょうか。
重要メールにすぐに返信できていない場合、その原因は大きく分けて2つあるかと思います。

①送られてきたメールにすぐに気がつけていない
②返信メールをすばやく書けない

この2つの原因を取り除くことができれば、メールを早く返せるようになるのではないでしょうか。
連載の第1回では、現状把握のためにメールの返信速度を分析するツールをご紹介しましたが、今回からは、上記①②の原因を解消するためのツールやテクニックをお伝えしていきます。
　　　　　

特定の新着メールのみ読み上げる
Checker Plus for Gmail

今回はPCの前に座っているとき、すなわち仕事中に①送られてきたメールにすぐ気がつけていないことを解消するための強力なツールと設定をご紹介します。
なお本コラムでは、メーラーにGmailを使用します。
Gmailをメーラーとして使っていない方は、すべてのメールをGmailに転送するか、あるいは通知させたいメールのみをGmailに転送する設定にすれば、今回ご紹介する機能を使えるかと思います。
転送の設定を行い、かつ普段使っているメーラーにもメールが残るように設定すれば、普段のメーラーはそのままでOKです。

さて、今からお伝えする設定を行うと何ができるようになるかをこちらの動画でご確認ください。
メール受信時にポップアップが表示されるだけでなく、音声で送信者、件名、本文が読み上げられています。
この、音声、というのがポイントです。
PC画面から目を離しているときや席を離れているときにメールが来ても、読み上げてくれるので、気が付きやすくなります。一般的なメーラーにも、通知音やポップアップ表示を行う機能はあるかと思いますが、音声で読み上げる機能はまだあまりないのではないでしょうか。

さらにもう一つ。
自分があらかじめ選択した条件を満たすメールが届いたときだけ、音声で読み上げられるようにしてみましょう。
日々受信するメールには、緊急度や重要度の高いものとそうでないものがあるかと思います。
すべてのメールが届くたびに通知が来ると集中が途切れますし、結果的に重要なメールが埋もれてしまいますので、選択的に通知させるのが良い方法だと思います。

選択したメールのみ、音声で通知、を実現できるのがChrome拡張機能とFirefoxアドオンの「Checker Plus for Gmail」です。

普段Chromeを使っている方はChrome用のものを、Firefoxを使っている方はFirefox用のものを使いましょう。ほかのブラウザには残念ながら2023年3月現在は対応していないようです。
ただしほかのブラウザを普段使用している方でも、Chrome版をChromeブラウザに追加してBの5のでお伝えする設定をすればChromeブラウザを閉じたままでもこの通知を行うことは可能です。
こちらはブラウザの拡張機能(アドオン)であるためブラウザに追加すればすぐに使えるようにはなりますが、初期設定のままだと、すべての新着メールに対して通知が行われてしまいます。

特定メールのみ通知が来るようにする方法を順を追ってご説明します。